home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ World of Education / World of Education.iso / world_t / trtr30.zip / TRACKER.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-05-20  |  39KB  |  882 lines
  1.  
  2.                                         
  3.                                       XX
  4.                                      XXXX 
  5.                                     XXXXXX
  6.                                   XXXXXXXXXX
  7.                                  XXXXXXXXXXXX 
  8.                                 XXXXXXXXXXXXXX
  9.                                XXXXXXXXXXXXXXXX 
  10.                               XXXXXXXXXXXXXXXXXX
  11.                              XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 
  12.                             XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  13.                            XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 
  14.          ROBERT           XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  15.        BARRENTINE        XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX         Copyright
  16.                         XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX        1991,1992
  17.         Presents        XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX        All Rights
  18.                       XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX       Reserved.
  19.       XXXXXXXXXXXX    XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX    XXXXXXXXXXXX
  20.   XXXXXXXXXXXXXXXXXX  XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX  XXXXXXXXXXXXXXXXXX
  21. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  22. XXXXXXXXXXXXXXXXXX                                          XXXXXXXXXXXXXXXXXX
  23. XXXXXXXXXXXXXXXXXX         TROOP TRACKER VERSION 3.0        XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  24. XXXXXXXXXXXXXXXXXX      An AUTOMATED Troop Records Book     XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  25. XXXXXXXXXXXXXXXXXX                                          XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  26. XXXXXXXXXXXXXXXXXX                                          XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  27. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  28. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  29. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  30. XXXXXXXXXXXXXX            XXXXXXSSXXXXXXXXXXSSXXXXXX            XXXXXXXXXXXXXX
  31. XXXXXXXXXXXX                XXXXXXSSXXXXXXSSXXXXXX                XXXXXXXXXXXX
  32.  XXXXXXXXX                   XXXXXSSXXXXXXSSXXXXX                   XXXXXXXXX
  33.   XXXXXXX                     XXXXSSXXXXXXSSXXXX                     XXXXXXX
  34.    XXXXX                      XXXXSSXXXXXXSSXXXX                      XXXXX
  35.       XX                    MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM                    XX
  36.        X                    MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM                    X
  37.                             MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
  38.                               XXXXSSXXXXXXSSXXXX
  39.             X               /XXXXXSSXXXXXXSSXXXXX\               X
  40.             XX            /XXXXXXXSSXXXXXXSSXXXXXXX\            XX
  41.             XXX\        /XXXXXXXSSXXXXXXXXXXSSXXXXXXX\        /XXX
  42.             XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  43.             XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
  44.              XXXXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXXXX 
  45.               XXXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXSSXXXXXXXXXXXXXXXX
  46.                 XXXXXXXXXXXX  XXXXXXXXXXXXXXXXXX  XXXXXXXXXXXX
  47.                   XXXXXX      XXXXXXXXXXXXXXXXXX      XXXXXX
  48.                                 XXXXXXXXXXXXXX
  49.                                   XXXXXXXXXX
  50.                                     XXXXXX
  51.                                       XX
  52.  
  53.  
  54.  
  55.                         WELCOME TO TROOP TRACKER 3.0!
  56.  
  57.                        An OVERVIEW OF TROOP TRACKER
  58.  
  59.      TROOP TRACKER is a menu driven program which stores valuable information 
  60. on the Scouts and Scouters of a Troop and presents that information in various 
  61. reports of use to the Troop during its operation.
  62.  
  63.      Before any reports can be produced from the TROOP TRACKER program, the 
  64. user must give TROOP TRACKER certain data to process.  This input process 
  65. starts by adding records to a troop roster.  It is continued by updating 
  66. individual Scout or Scouter records with the details of Advancement 
  67. progression, Merit Badges earned, Troop and Patrol Offices served, and 
  68. information on any/all Training received.  The process continues by the 
  69. addition of troop meeting Attendance for all troop meetings held and relevant 
  70. details from all Troop and Patrol Activities.
  71.  
  72.      Depending upon the amount of data provided to TROOP TRACKER, the program 
  73. will generate Scout and Scouter rosters as well as a roster of Former Troop 
  74. members; three different types of mailing labels; an individual record for each 
  75. Scout or Scouter; an evaluation of how each Scout stands in regard to the 
  76. quantifiable requirements for advancement to his next Advancement Level; an 
  77. evaluation of a Scout or Scouter's eligibility to join the Order of the Arrow; 
  78. and an attendance summary for all Scouts.
  79.  
  80.      TROOP TRACKER requires 300K RAM and a hard disk system, although it will 
  81. run more than adequately on a high density double disk drive system with High 
  82. Density 5.25" drives or High Density 1.4M 3.5" drives.
  83. The number of Scouts/Scouters which the system can track is limited only
  84. by the amount of storage medium; systemically, TROOP TRACKER is designed
  85. to accommodate up to 499 Scouts and 500 Scouters before requiring a total
  86. purging.  It was designed (and is being used) by a currently registered
  87. Scoutmaster.
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.                                                                                  
  98.  
  99.                            i
  100.                               TROOP TRACKER
  101.  
  102.                             TABLE OF CONTENTS
  103.  
  104.      SECTION   SUBJECT                                     PAGE
  105.      NUMBER                                                NUMBER
  106.  
  107.                Overview                                      i
  108.                Summary of Changes from Version 1.1           i
  109.                Table of Contents                            ii
  110.                Definition of Shareware                     iii
  111.                TROOP TRACKER Use Agreement                 iii
  112.            1   Installation of TROOP TRACKER                1 
  113.            2   Adding Data to the Troop Roster              2 
  114.            3   Editing Data in the Troop Roster             4 
  115.            4   Deleting Data from TROOP TRACKER             4 
  116.            5   Updating an individual Scout's Record        5 
  117.            6   Adding Troop/Patrol Activities               5 
  118.            7   Printing Rosters or Labels                   6 
  119.            8   Printing Specified Reports                   7 
  120.            9   Updating Troop Attendance Records            8 
  121.           10   Backing Up TROOP TRACKER Data 
  122.                                        to Floppy Disk       9 
  123.                License                                      A 
  124.                TROOP TRACKER Registration Form              B 
  125.                Supported Printer Listing                    C
  126.                Master Menu Screen                          D-1
  127.                Add Data Screen                             D-2
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.  
  142.                                     ii
  143.                          DEFINITION OF SHAREWARE
  144.  
  145.  
  146.      Shareware distribution gives users a chance to try software before 
  147. buying it. If you try a Shareware program and continue using it, you are 
  148. expected to register. Individual programs differ on details -- some request 
  149. registration while others require it, some specify a maximum trial period. With 
  150. registration, you get anything from the simple right to continue using the 
  151. software to an updated program with printed manual. 
  152.      Copyright laws apply to both Shareware and commercial software, and the 
  153. copyright holder retains all rights, with a few specific exceptions as stated 
  154. below. Shareware authors are accomplished programmers, just like commercial 
  155. authors, and the programs are of comparable quality. (In both cases, there are 
  156. good programs and bad ones!) The main difference is in the method of 
  157. distribution. The author specifically grants the right to copy and distribute 
  158. the software, either to all and sundry or to a specific group. For example, 
  159. some authors require written permission before a commercial disk vendor may 
  160. copy their Shareware. 
  161.  
  162.      Shareware is a distribution method, not a type of software. You should 
  163. find software that suits your needs and pocketbook, whether it's commercial or 
  164. Shareware. The Shareware system makes fitting your needs easier, because you 
  165. can try before you buy. And because the overhead is low, prices are low also. 
  166. Shareware has the ultimate money-back guarantee -- if you don't use the 
  167. product, you don't pay for it.
  168.  
  169.  
  170.                        TROOP TRACKER USE AGREEMENT
  171.  
  172.  
  173.      TROOP TRACKER is a "shareware program" and is provided at no charge to the 
  174. user for evaluation.  Feel free to share it with your friends, but please do 
  175. not give it away altered or as part of another system.  The essence of 
  176. "user-supported" software is to provide personal computer users with quality 
  177. software without high prices, and yet to provide incentive for programmers to 
  178. continue to develop new products.  If you find this program useful and find 
  179. that you are using TROOP TRACKER and continue to use TROOP TRACKER after a 
  180. reasonable trial period (30 DAYS), you must make a registration payment of 
  181. $35.00 (PLUS $1.75 SALES TAX for Residents of the State of Maryland) to ROBERT 
  182. BARRENTINE.  
  183.  
  184.      The $35.00 registration fee will license one copy for use on any one 
  185. computer at any one time.  You must treat this software just like a book.  An 
  186. example is that this software may be used by any number of people and may be 
  187. freely moved from one computer location to another, so long as there is no 
  188. possibility of it being used at one location while it's being used at another. 
  189. Just as a book cannot be read by two different persons at the same time. 
  190.  
  191.  
  192.  
  193.                                    iii
  194.      Anyone distributing TROOP TRACKER for any kind of remuneration must first 
  195. contact ROBERT BARRENTINE at the address below for authorization. This 
  196. authorization will be automatically granted to distributors recognized by the 
  197. (ASP) as adhering to its guidelines for shareware distributors, and such 
  198. distributors may begin offering TROOP TRACKER immediately (However ROBERT 
  199. BARRENTINE must still be advised so that the distributor can be kept up-to-date 
  200. with the latest version of TROOP TRACKER.). Mail such notification to Robert 
  201. Barrentine, 321 1/2 Gorman
  202. Avenue, Laurel, MD  20707-4707.
  203.  
  204.      You are encouraged to pass a copy of TROOP TRACKER along to your friends 
  205. for evaluation.  Please encourage them to register their copy if they find that 
  206. they can use it.  All registered users will receive Support as described in 
  207. Appendix A to this Manual.
  208.  
  209.      This program is produced by a member of the Association of Shareware
  210. professionals (ASP). ASP wants to make sure that the shareware principle
  211. works for you. If you are unable to resolve a shareware-related problem
  212. with an ASP member by contacting that member directly, ASP may be able to
  213. help. The ASP Ombudsman can help you resolve a dispute or problem with an
  214. ASP member, but does not provide technical support for member's products.
  215. Please write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442
  216. or send a Compuserve message via Compuserve Mail to ASP Ombudsman 70007,3536.
  217.  
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.                                     iv
  245.                   1.0  RUNNING SETUP FOR TROOP TRACKER
  246.  
  247.      1.0  SYSTEM CONSIDERATIONS.  TROOP TRACKER will operate better if your 
  248. CONFIG.SYS file contains these commands:
  249.                FILES = 20
  250.                BUFFERS = 20
  251. Additionally, the PATH command in your AUTOEXEC.BAT file should allow for a 
  252. search of both drives [PATH = A:\;B:\], if on a double drive system. The PATH 
  253. statement for a hard disk system need not include the TRACKER subdirectory, but 
  254. may do so if that is your desire.
  255.  
  256.      1.1  SETUP.EXE, included on the installation diskette, is a program that 
  257. should be run prior to attempting to run TROOP TRACKER. SETUP will ask you 
  258. certain questions that it needs to build the various constants that will be 
  259. referred to during the running of the TROOP TRACKER program.
  260.  
  261.      1.2  MAKING BACKUP COPIES OF TROOP TRACKER
  262.  
  263.      1.2.1  Double Disk Drive Systems.  If you will be running TROOP TRACKER on 
  264. a double disk drive system, make backup copies of the distribution diskettes 
  265. BEFORE running SETUP. This will allow you to run SETUP at a later time should 
  266. you move or purchase a computer with different storage medium configurations. 
  267. There are no hidden files on the distribution diskette(s) so that you may use 
  268. either "COPY" or "DISKCOPY" to copy the files. Store your distribution 
  269. diskette(s) somewhere safe until you need them again.
  270.  
  271.      1.2.2.  Hard Drive Systems.  TROOP TRACKER is designed to operate on 
  272. any ONE subdirectory of a hard disk system; I recommend using "TRACKER" but the 
  273. naming of this subdirectory is totally up to the user. Once the subdirectory is 
  274. created ["MD <subdirectory name>"], move to that subdirectory ["CD 
  275. <subdirectory name>"], and copy all files ["COPY A:*.*", once for each 
  276. distribution diskette] into that subdirectory. Store your distribution 
  277. diskette(s) somewhere safe until you need them again.
  278.  
  279.      1.3  RUNNING SETUP.EXE.  If installing TROOP TRACKER on a hard disk, 
  280. simply type "SETUP <cr>" while in the subdirectory which contains the TROOP 
  281. TRACKER files. If installing TROOP TRACKER on a double disk drive machine, 
  282. ensure that the disk with TRACKER.EXE is in drive B and the disk with SETUP.EXE 
  283. is in drive A. 
  284.  
  285.      1.3.1  RESPONDING TO SETUP.  SETUP will ask you for your Council and 
  286. District names. After you respond to these questions, SETUP will ask for your 
  287. Unit and Number; here you should type in either "TROOP nnnn" or "POST nnnn" 
  288. (where nnnn is the national number assigned to your unit). SETUP will then ask 
  289. if TROOP TRACKER will be running on a hard disk system. Respond "Y" or "N", as 
  290. appropriate. If you are installing TROOP
  291. TRACKER on a hard disk, SETUP will ask for the drive and your preferred
  292. backup drive. SETUP will then repeat the information you have typed in
  293. to insure that what you see is what you want. Type "Y" to accept the data
  294. or "N" to return SETUP to a place in the program where it will request
  295. the data again.
  296.                                    -1-
  297.      1.3.2  WHAT IS SETUP DOING?  All that SETUP is doing is creating a file 
  298. [IDENT.MEM] that will be invoked during the running of TROOP TRACKER so that 
  299. TROOP TRACKER will know where it is to operate and how to refer to your 
  300. council, district, and unit.
  301.  
  302.      1.4  RUNNING TROOP TRACKER.  To run TROOP TRACKER, type "TROOPTRK <cr>" at 
  303. the prompt.
  304.  
  305.             2.0  ADDING SCOUT OR ADULT DATA TO THE TROOP TRACKER TROOP ROSTER
  306.  
  307.      2.1  Mechanics of Adding Data.  With the TROOP TRACKER Master Menu on the 
  308. screen, simply select "SCOUT" by pressing the letter "S" or by moving the 
  309. cursor to the Scout menu option using the cursor control arrows. From the Scout 
  310. sub-menu, you may then select ADD records, EDIT, or Delete Records as needed. 
  311. To access the Adult records, press the "A" key, or move the cursor using the 
  312. arrows, to the Adult menu option. If, having elected to add a record, you then 
  313. decide you don't want to add a record to the roster, press the "Esc"ape key in 
  314. the First Name & Initials field and then <cr> through the rest of the record 
  315. and press "E" for exit at the end of the record.
  316.  
  317. **   2.1.1  TIP:  Throughout TROOP TRACKER, keep the CAPS LOCK function of your 
  318. computer ON. While most of the sorting done throughout TROOP TRACKER is date 
  319. related, the reports produced will be more uniform if all letters are in upper 
  320. case throughout. This is not, however, a requirement for entering data in any 
  321. field as TROOP TRACKER converts data to upper case where that is required.
  322.  
  323.      2.2  Discussion of the contents of the various fields in the Troop Roster 
  324. dataset. While many of the fields in this record are self explanatory, there 
  325. are a few which require expansion. For some fields, this expansion is simply in 
  326. the form of tips while for others there are some system requirements. Please 
  327. read these carefully.
  328.  
  329.      2.2.1  RECORD.  This is a machine-generated field which simply tells you 
  330. how many records are in your dataset.
  331.  
  332. **   2.2.2  DATE.  This is a machine-generated field which simply tells you the 
  333. date your machine believes it is. NOTE: Some operators lazily do not insure 
  334. that their computer has the correct date and time on the system clock before 
  335. they begin work. TROOP TRACKER uses the system clock to fill a field in the 
  336. Troop Roster which indicates when the Scout or Scouter concerned joined the 
  337. unit. This field is later used to compute data on advancement requirements and 
  338. when transferring a Scout or Scouter from the active to the Former Member 
  339. dataset. PLEASE INSURE THAT YOUR SYSTEM CLOCK IS CORRECT PRIOR TO STARTING 
  340. TROOP TRACKER.
  341.  
  342.      2.2.3  FIRST NAME & INITIALS.  Self explanatory. Note the comments in 2.1 
  343. regarding aborting data entry.
  344.  
  345.  
  346.  
  347.                                     -2-
  348.      2.2.4  FAMILY [or LAST or SUR-] NAME.  Self explanatory.
  349.  
  350.  
  351.      2.2.5  ADDRESS, CITY, STATE.  Self explanatory.
  352.  
  353. **   2.2.6  ZIP, PLUS4, AREA CODE, TELEPHONE.  Self explanatory. Notice that 
  354. the space for area code is larger than most area codes. This might give you 
  355. space for telephone and extension, in area code and telephone number slots, if 
  356. the area code is known and will never change; maximum characters in the area 
  357. code blank is 7.
  358.  
  359.      2.2.7  TROOP DATA.  Self explanatory. Advancement date should be written 
  360. as YYMM [e.g., 8902 for February 1989.]. 
  361.  
  362.      2.2.9  FAMILY DATA.  Self explanatory. The Telephone numbers allow for a 
  363. 5-character extension as well as an 8-character telephone number.
  364.  
  365.              3.0  EDITING TROOP TRACKER TROOP ROSTER RECORDS
  366.  
  367.      3.1  Mechanics of Editing TROOP TRACKER Records.  In either the Scout or 
  368. Adult sub-menu, press the letter "E" or move the cursor to the Edit option 
  369. using the cursor directional arrows. TROOP TRACKER will present you with a menu 
  370. from which to select the dataset to be edited. You will be prompted for the 
  371. name of the individual whose record you wish to edit.  A <cr> at that prompt 
  372. will take you back to the TROOP TRACKER Main Menu. If you type in some Scout or 
  373. Scouter's name at the prompt, TROOP TRACKER will find the data requested and 
  374. display it on the screen for editing.
  375.  
  376. **   3.1.1  In section 2.2.2, we mentioned that TROOP TRACKER uses the system 
  377. clock and that one of the uses of the system clock is to add data to this 
  378. BEGDATE field. Since you will be entering all members of the unit at one or two 
  379. sittings in order to get this system up and running, before you get too far 
  380. into using the system you want to remember to edit these BEGDATEs to the 
  381. correct dates for each member of your unit.
  382.  
  383.           4.0  DELETING A MEMBER OF YOUR UNIT FROM TROOP TRACKER
  384.  
  385.      4.1.  Mechanics of Deleting a Member of the Unit from TROOP TRACKER.  At 
  386. either the Adult or Scout sub-menu, select the delete option to activate the 
  387. deletion module. WARNING: BE SURE THIS IS WHAT YOU WANT TO DO BEFORE YOU 
  388. PROCEED TOO FAR INTO DELETE.
  389.  
  390. **   4.1.1  This module will prompt you for the name of the individual whose 
  391. record you want to delete from the database. The system will go to that record 
  392. and verify that this is the individual you want out before proceeding. Upon 
  393. verification, TROOP TRACKER will delete ALL references to that individual from 
  394. all secondary datasets [e.g., Advancement Dataset, Merit Badge Dataset, etc.] 
  395. and will then move the name, date the individual joined the unit [BEGDATE] and 
  396. date you are making this deletion into the Former Member Dataset. This is 
  397. another reason to insure that the systems clock is correct before entering 
  398. TROOP TRACKER.
  399.  
  400.                                       -3-
  401. **   4.2  TIP:  Do an edit of the individual to be deleted prior to deletion to 
  402. ensure that a member's BEGDATE, and name is as you want it to appear in the 
  403. Former Member dataset. Further, print two copies of the individual's record 
  404. with the troop (one for the individual and one for the troop's records) before 
  405. you delete the Scout or Scouter.
  406.  
  407.           5.0  UPDATING AN INDIVIDUAL SCOUT OR SCOUTER'S RECORD
  408.  
  409.  
  410.      5.1  Mechanics of Updating and Individual Scout or Scouter's Record.  At 
  411. the TROOP TRACKER Main Menu prompt, select the UPDATE RECORDS option from the 
  412. menu by pressing the letter "U" or by moving the cursor to the desired option 
  413. and pressing return. You will be presented with a secondary menu in which you 
  414. will be offered the option to add to an individual's record for Merit Badges, 
  415. Advancement, Training, Troop or Patrol Office held. You will also be given an 
  416. option to record Troop Uniform Inspection scores or add a Patrol or Troop 
  417. Activity. Depending upon the option you select at this second menu, you will 
  418. then be prompted for various pieces of information that the system will require 
  419. to add data to a specified dataset.
  420.  
  421. **   5.2  TIPS:  Add all Skill Awards, Language Interpreter Strips, and all 
  422. non-BSA training an individual may have received to the Training dataset. Add 
  423. Arrow of Light and other appropriate awards [50 Miler, International 
  424. Activities, etc.] to the Training Dataset. This is one of two datasets that 
  425. TROOP TRACKER will search when you ask it for a printout of all individuals 
  426. with a certain skill. An individual's experience just might serve as sufficient 
  427. skill for some activities. Add all Order of the Arrow elections to the dataset 
  428. as though it was an elected or appointed office. In this way, this information 
  429. will appear on the Individual Record when that report is printed.
  430.  
  431.           6.0  ABOUT ADDING A TROOP OR PATROL ACTIVITY TO THE DATABASE
  432.  
  433.      6.1  TROOP TRACKER will then ask you for certain data regarding the 
  434. activity to be logged, discussed below, which will then be added to the ACTYLOG 
  435. dataset. TROOP TRACKER will then take you through the Troop Roster, asking you 
  436. if each member did or did not participate in the activity. Your responses to 
  437. this query will decide whether a particular individual's record is updated with 
  438. the activity information or not.
  439.  
  440.      6.2  About the various fields in the ACTYLOG dataset.
  441.  
  442. **   6.2.1  Location.  You will be asked, "Where did you go on this outing?" 
  443. The ACTYLOG dataset has allocated for the response to this question a 
  444. 20-character field which should give you enough room to adequately describe the 
  445. activity. If you should exceed the 20-character limit, only the first 20 
  446. characters in your response will be included in the dataset. TIP: If you wish 
  447. to distinguish between Troop and/or Patrol events, start each entry with either 
  448. "T-" or "P-", as appropriate.
  449.  
  450.      6.2.2  Date.  You will be asked, "What date did you leave the assemble 
  451. area? (YYMMDD)" TROOP TRACKER will require a 6-digit date (e.g., 900204 = 4 
  452. February 1990) and will use this date when reporting activities by sorting on 
  453. the date in the various printed reports.
  454.  
  455.  
  456.                                       -4-
  457.      6.2.3  Days and Nights.  TROOP TRACKER will use the numbers you provide 
  458. here when computing advancement eligibility (Tenderfoot through First Class) 
  459. and when evaluating an individual for eligibility to join the Order of the 
  460. Arrow.
  461.  
  462. **   6.3  Tip.  If you have Scouts who leave an event early, or arrive late to 
  463. an event, you can log their attendance as a separate event so that their number 
  464. of days and nights is accurate. Essentially, what you would do is to repeat all 
  465. relevant data entered for the first activity log entry, except for the dates, 
  466. which you would change to reflect the different dates attended.
  467.  
  468.          7.0  PRINTING ROSTERS, LABELS, OR PRE-FORMATTED REPORTS
  469.  
  470.      7.1  Mechanics of obtaining printed output from TROOP TRACKER. At the 
  471. TROOP TRACKER Main Menu, select the REPORTS to activate this module. You will 
  472. be presented with a secondary menu that will offer you a selection of different 
  473. label formats, four roster formats, and the reports discussed below.
  474.  
  475.      7.2  Printing Rosters.  TROOP TRACKER will prepare a roster of the Scouts 
  476. or Scouters in a troop which will include:
  477.           For Scouts:                  For Scouters:
  478.           Name                         Name
  479.           Address                      Address
  480.           Telephone - Patrol           Home Telephone
  481.           Troop or Patrol Office       Troop Office
  482.           Parent's Names - Adv Level
  483.  
  484.      In addition to these rosters, TROOP TRACKER will also produce a roster of 
  485. former members of your unit which includes their name, the date they joined the 
  486. unit and the date they were removed from the troop roster. Patrol Rosters, will 
  487. present the Scout members of a unit separated by Patrol and will provide, the 
  488. Scout's name, address, telephone number, rank, and Patrol or Troop Office.
  489.  
  490.      7.2.1  The printing function invoked here includes an imbedded command to 
  491. your printer to use the compressed print mode. This allows TROOP TRACKER to 
  492. print four roster entries across a line of the printed page.
  493.  
  494.      7.3  Printing Labels.  TROOP TRACKER is designed to produce labels using 
  495. and one of five standard label sizes/configurations. After selecting the 
  496. contents of the label (see below) select the size/configuration desired. You 
  497. will prompted to ensure that your printer is on and online and the labels will 
  498. be produced. TROOP TRACKER will print three types of labels:
  499.  
  500.      7.3.1  A set of labels for all Scouts in the Troop addressed, "To the 
  501. Parents of " each Scout. These are envisioned to be used with newsletters, 
  502. committee letters, and other such mailings.
  503.  
  504.      7.3.2  A set of labels for all Scouters in the unit. As with the "parent" 
  505. labels, these are envisioned for specific mailing purposes.
  506.  
  507.      7.3.3  A set of generic return address labels. These labels, which include 
  508. the Council, District, and Unit identification are envisioned to be used as 
  509. return address labels where the returnability of the mailing is irrelevant 
  510. (since no real "address" data is included) or they can be used to produce 
  511. gummed labels for labeling unit equipment.
  512.  
  513.                                       -5-
  514.      7.4 Preformatted Reports. In general, TROOP TRACKER is set up to deliver 
  515. 75 characters of print across a page with a 5 character margin. TROOP TRACKER 
  516. will produce the following preformatted reports: 
  517.  
  518.      7.4.1  Troop Attendance Report.  (This report can either be viewed or 
  519. printed.) This is a summary report which analyzes the attendance record for 
  520. each Scout in the unit and reports that attendance in terms of a percentile of 
  521. all meetings recorded during a specified period of time. TROOP TRACKER will ask 
  522. for a begin and end date (both in a YYMMDD format; e.g., 900204 = February 4th, 
  523. 1990) and use those dates as the top and bottom ends of the considered period 
  524. of time.
  525.  
  526.      7.4.2  Individual Scout (or Scouter) Record.  (This report will only be 
  527. printed.) This report will print all details of a Scout (or Scouter) as 
  528. reflected in Troop records. The data is presented so that this report can serve 
  529. as a Transfer Sheet for an individual as it contains a place for a certifying 
  530. signature from the Scoutmaster.
  531.  
  532.      7.4.3  Members with a Particular Skill.  (This report will only be 
  533. printed.) To produce this report, TROOP TRACKER will ask for the skill you are 
  534. searching for. It will then search the Merit Badge dataset and the Training 
  535. dataset to see who in the unit has the desired skill. You will be given a list 
  536. of these people with the element of information that made TROOP TRACKER select 
  537. them. NOTE: Specifying the skill you will be searching on is an acquired skill 
  538. which is based, in part, on how much data you have logged into the system on 
  539. the skills your Scouts or Scouters have received in training. As discussed in 
  540. section 5, the more details you insert in the training dataset the better you 
  541. will be able to use this function.
  542.  
  543.      7.4.4  Evaluate a Scout for Advancement.  (This report will only be 
  544. printed.) This report will print an objective evaluation of a Scout's 
  545. eligibility for advancement using the various criteria which can be "counted" 
  546. and is not intended to replace or supplant the valuable role of the Board of 
  547. Review in the advancement process. In fact, some leaders may prefer to use this 
  548. form as an "aide memoir" during the Scoutmaster's Conference which proceeds the 
  549. Board of Review.
  550.  
  551.      7.4.5  Evaluate a Scout (or Scouter) for OA Eligibility.  (This report 
  552. will only be printed.) This report will produce an Advancement and camping time 
  553. eligibility report which is designed to serve as a screening device for use 
  554. prior to OA elections. As with the Advancement Evaluation Report, above, it is 
  555. not intended to supplant the electoral selection process.
  556.  
  557.                   10.0  BACKING UP TROOP DATA TO FLOPPY DISK.
  558.  
  559.      10.1  THIS PROCEDURE IS DESIGNED TO BE USED ONLY BY HARD DISK SYSTEMS. 
  560. Double floppy disk systems can achieve the desired level of data security by 
  561. simply copying the diskette with the various .DBF files onto a blank, formatted 
  562. diskette using DOS.
  563.  
  564.      10.2  Backing up data is a procedure that is seldom appreciated until a 
  565. tragic accident or electronic malfunction reminds people that they should have 
  566. backed up. WE STRONGLY URGE UNITS TO MAINTAIN SECURE COPIES OF ALL DATA. In 
  567. fact, we recommend that units maintain a two or three tiered backup system so 
  568. that you have a somewhat redundant backup disk collection.
  569.  
  570.                                    -6-
  571.      10.3  Before invoking this module, please ensure that you have a blank, 
  572. formatted diskette available. REMEMBER, write on the label before putting the 
  573. label on the diskette.
  574.  
  575.  
  576.          11. RECONFIGURING OR REDEFINING YOUR PRINTER INFORMATION
  577.  
  578.      11.1  To activate the redefine your printer function, select the PRINTER 
  579. option from the main menu.  You will be prompted to input the reference number 
  580. that is used with your printer. The list of Printers support by TROOP TRACKER 
  581. and their reference numbers is located in Appendix
  582. C.
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.  
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.  
  607.  
  608.  
  609.  
  610.  
  611.  
  612.  
  613.  
  614.  
  615.  
  616.  
  617.  
  618.  
  619.  
  620.  
  621.  
  622.  
  623.                                   -8-
  624.                                   SCOUT
  625.                                  TRACKER
  626.                                Version 3.0
  627.  
  628.                          (C) Copyright 1991,1992
  629.  
  630.                             Robert Barrentine
  631.                           321 1/2 Gorman Avenue
  632.                     Laurel, Maryland, USA  20707-4707
  633.                            Tel. (301) 490-7104
  634.  
  635.                                  LICENSE
  636.  
  637.      The TROOP TRACKER program is a copyrighted software product developed and 
  638. owned by Robert Barrentine, located in Laurel, Maryland, USA.
  639.  
  640.      Robert Barrentine grants you the right to reproduce and use copies of this 
  641. version of his TROOP TRACKER software product, subject to the limitations 
  642. specified below, and on the express condition that you do not receive any 
  643. payment, commercial benefit, or other consideration for such use, or change 
  644. this license agreement or the following copyright notice which appears in the 
  645. software, documentation, user interface, menus, and magnetic media:  (C) 
  646. Copyright 1991 Robert Barrentine.  All rights reserved worldwide.
  647.  
  648. Limitations:
  649.  
  650.      You may make and keep backup copies of the software for your personal use, 
  651. provided that you copy all the copyright, trademark, and other information 
  652. indicated on the initial screen display on each backup copy label.
  653.  
  654.      Registered users receive Unlimited Technical Support in response to 
  655. written queries or telephone queries (8 a.m.- 4p.m. EST).  To register, mail 
  656. the TROOP TRACKER Registration Form/Invoice, Appendix B of this manual, with a 
  657. check drawn on a U.S. bank for the registration fee to this address:
  658.                             Robert Barrentine
  659.                           321 1/2 Gorman Avenue
  660.                     Laurel, Maryland, USA  20707-4707
  661.  
  662. THIS PRODUCT IS LICENSED "AS IS" WITHOUT ANY WARRANTY OF MERCHANTABILITY OR 
  663. FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE, PERFORMANCE, OR OTHERWISE; ALL WARRANTIES ARE 
  664. EXPRESSLY DISCLAIMED.  BY USING TROOP TRACKER, YOU AGREE THAT NEITHER ROBERT 
  665. BARRENTINE NOR ANY OTHER RELATED PARTIES WILL BE LIABLE TO YOU OR ANY THIRD 
  666. PARTY FOR ANY USE OF (OR INABILITY TO USE) OR PERFORMANCE OF THIS PRODUCT, OR 
  667. FOR ANY DAMAGES WHATSOEVER WHETHER BASED ON CONTRACT, TORT, OR OTHERWISE, EVEN 
  668. IF WE ARE NOTIFIED OF SUCH POSSIBILITY IN ADVANCE.  (SOME STATES DO NOT ALLOW 
  669. THE EXCLUSION OR LIMITATION OF INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES, SO THE 
  670. FOREGOING LIMITATION MAY NOT APPLY TO YOU.)
  671.  
  672.                                 - A-1 -
  673.      You may not reverse-engineer, disassemble, modify, decompile or create 
  674. derivative works of this product. You acknowledge that the product includes 
  675. certain trade secrets and confidential information, all of which is the 
  676. copyrighted intellectual property of Robert Barrentine.  TROOP TRACKER is a 
  677. trademark of Robert Barrentine. All rights are reserved worldwide.
  678.  
  679.  
  680.  
  681.  
  682.  
  683.  
  684.  
  685.  
  686.  
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706.  
  707.  
  708.  
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.                                 - A-2 -
  723.                  TROOP TRACKER REGISTRATION FORM/INVOICE
  724.  
  725.  
  726.  
  727.      Purchaser's Name: _______________________________________
  728.  
  729.      Purchaser's Address: ____________________________________
  730.      (Include ZIP Code)
  731.                           ____________________________________
  732.  
  733.                           ____________________________________
  734.  
  735.      Date of Purchase:   _____________________________________
  736.  
  737.  
  738.           1CY  TROOP TRACKER VER 3.0 Registration Fee      $35.00
  739.  
  740.           (Residents of Maryland, please add Sales Tax
  741.                of $1.75)                                   ______
  742.  
  743.                                        TOTAL ENCLOSED:     ______
  744.  
  745.      May we send you details of other Scout related programs that we are      
  746. now developing?  (Circle One)
  747.  
  748.                                      YES             NO
  749.  
  750.  
  751.      Remarks:
  752.  
  753.  
  754.  
  755.  
  756.  
  757.  
  758.  
  759.  
  760.  
  761.  
  762.  
  763.  
  764.  
  765.  
  766.  
  767.  
  768.  
  769.  
  770.  
  771.  
  772.  
  773.  
  774.  
  775.                                   -B-
  776.               Appendix C - Setting Up Your Printer
  777.  
  778.      TROOP TRACKER has been designed to work with the printers listed below.
  779. Upon running TROOP TRACKER for the first time, you will be asked to define
  780. the printer that you will be using with this program. Select the printer
  781. your system is using from the list of printers provided below and make a
  782. note (mental or otherwise) of the number that has been assigned to that
  783. printer. When requested by TROOP TRACKER, type in the number that corresponds 
  784. to your printer and TROOP TRACKER will make the various codes
  785. that apply to your printer a part of its operating memory.
  786.  
  787.      NOTE: If your specific printer is not listed below, consult your
  788. printer's User Manual to determine which of the printers listed below are
  789. the printers that are compatible with your printer. Some trial and error
  790. testing will indicate which printer selection gives you the best results.
  791.  
  792.      Should you ever changes your printer, select the menu option on the
  793. TROOP TRACKER Main Menu which allows you to change your printer. After
  794. consulting the list below, type in the number that corresponds to the new
  795. printer that you are using. TROOP TRACKER will make the necessary changes
  796. to the operating files and you may immediately begin to use your new
  797. printer settings.
  798.  
  799.  
  800.           LIST OF PRINTERS SUPPORTED BY TROOP TRACKER
  801.  
  802. AST TurboLaser             1     Cordata LP300             20
  803. Alphacom 8125              2     Cordata Lbls 10x1"high    21
  804. Anadex 9620A               3     DaisyWriter 1500/2000     22
  805. Anadex DP-6500             4     Data Products SPG-8010    23
  806. Anadex DP-9000/DP-9500     5     Datasouth DS 180          24
  807. Anadex DP-9001/DP-9501     6     Diablo 620 & 630          25
  808. Blaser                     7     Dynax DX-15               26
  809. Brother HR1                8     Epson E/F/J/RX/LQ         27
  810. Brother HR15/25            9     Epson EX-800/1000         28
  811. C. Itoh 8510A             10     Epson LX                  29
  812. C. Itoh F10               11     Epson LX-90               30
  813. C. Itoh LIPS 10+          12     Epson MX                  31
  814. Canon LBP-8 A1/A2         13     Generic printer           32
  815. Canon LBP-8 A1/A2(ISO)    14     HP 2225C+ (Epson Mode)    33
  816. Centronics 351/352/353    15     HP 2225C+ (HP Mode)       34
  817. Centronics H80-1/H80-2    16     HP Label: 10x1" high      35
  818. Citizen MSP-10/MSP-15     17     HP Label: 11x1" high      36
  819. Comrex CR-I               18     HP Label: 7x1.5" high     37
  820. Comrex CR-II              19     HP LaserJet               38
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825.  
  826.  
  827.  
  828.  
  829.                                 C-1
  830. HP LaserJet 500/+/II      39     Qume Sprint 9/45, 9/55     86
  831. HP PaintJet (HP3630)      40     Sanyo PR-5500              87
  832. IBM 80 CPS Graphics       41     Silver Reed 550 (Line)     88
  833. IBM 80 CPS Matrix         42     Silver Reed 550 (Ser)      89
  834. IBM Color Printer         43     Silver Reed 770            90
  835. IBM LetterQuality 5218    44     Star Gemini 10-X/15-X      91
  836. IBM Pageprinter 3812      45     Star Radix 10/15           92
  837. IBM Proprinter            46     Texas Inst 850/855         93
  838. IBM Quietwriter 5201      47     Texas Inst 860/865         94
  839. IBM Quietwriter III       48     Toshiba P 341/351          95
  840. IBM Wheelprinter 5216     49     Toshiba P1340              96
  841. IDS 460                   50     Toshiba P1350              97
  842. IDS Prism 80/132          51     Toshiba P1351              98
  843. Juki 6100                 52     Xerox 2700 II              99
  844. Kyocera F-1010 (Land)     53     Xerox 4045 - 630 Mode     100
  845. Kyocera F-1010 (Port)     54     
  846. Mannesmann MT160/180      55     
  847. Mannesmann Spirit-80      56     
  848. NEC Pinwriter P2/P3       57     
  849. NEC Pinwriter P2200       58     
  850. NEC Pinwriter P5/P6/P7    59     
  851. NEC Silentwriter LC850    60     
  852. NEC Silentwriter LC860    61     
  853. NEC Spinwriter 3550       62     
  854. NEC Spinwriter 5515/25    63     
  855. NEC Spinwriter 7710/20    64     
  856. NEC Spinwriter 7715/25    65     
  857. NEC Spinwriter 7730       66     
  858. Oki Laserline 6           67     
  859. Oki Microline 182/183     68     
  860. Oki Microline 192/193     69     
  861. Oki Microline 292/3/4     70     
  862. Oki Microline 82A/83A     71     
  863. Oki Microline 84/92/93    72     
  864. Oki Okimate 20            73     
  865. Oki Pacemark 2350         74     
  866. Oki Pacemark 2410         75     
  867. Oki Pacemerk 2410-IBM     76     
  868. Oki Plug&Play 192/193     77     
  869. Oki Plug&Play 82A/83A     78     
  870. Oki Plug&Play 84/92/93    79     
  871. Panasonic KX-P1090        80     
  872. Panasonic KX-P1091        81     
  873. Panasonic KX-P3151        82     
  874. QuadLaser                 83     
  875. Quadram QuadJet           84     
  876. Qume Sprint 5             85     
  877.  
  878.  
  879.  
  880.  
  881.                                    C-2
  882.